Brandt Haustechnik

200 Wartungsverträge ohne Planungschaos — wie ein SHK-Betrieb die Heizungssaison automatisierte

200Wartungsverträge verwaltet

0Planungschaos im September

100 %automatische Terminierung

“Wir haben 200 Wartungsverträge und jedes Jahr im September das gleiche Chaos. Seit die KI unsere Terminplanung übernimmt, rufen die Kunden nicht mehr uns an — sie bekommen automatisch ihren Wunschtermin. Meine Bürokraft kann sich endlich auf Angebote konzentrieren.”

Thomas Brandt

Meister & Inhaber, 8-Mann-Betrieb

Über das Unternehmen

SHK-Betrieb mit 8 Mitarbeitern. 2 Serviceteams, Schwerpunkt Heizungswartung und -reparatur. 200 Wartungsverträge, davon 80 % Gasheizungen.

Kapitel

Herausforderung Lösung Ergebnis

Branche

Sanitär/Heizung

Lösung

KI-TerminplanungAutomatische Wartungserinnerungen

Teamgröße

8 Mitarbeiter

Herausforderung

September: 200 Wartungstermine in 6 Wochen.

Jedes Jahr dasselbe: Ab September müssen alle 200 Heizungswartungen terminiert werden, bevor die Heizsaison beginnt. Die Bürokraft verbrachte 3 Wochen nur mit Telefonieren: Kunden anrufen, Termine vorschlagen, Absagen umplanen, Nachfassen. Währenddessen blieb das Tagesgeschäft liegen.

Kunden rufen an: 'Wann kommen Sie endlich?'

Ab Oktober meldeten sich Kunden, die noch keinen Termin hatten — teilweise verärgert. Die Bürokraft war im Dauerstress, die Monteure ebenfalls, weil Termine chaotisch vergeben wurden. Doppelbuchungen, Leerfahrten und verärgerte Kunden waren die Norm.

Lösung

Automatische Wartungserinnerungen mit Terminbuchung

Im August bekommen alle 200 Kunden automatisch eine Nachricht: 'Ihre Heizungswartung steht an. Hier sind 3 freie Termine — wählen Sie Ihren Wunschtermin.' Der Kunde bucht selbst, bekommt eine Bestätigung und eine Erinnerung am Vortag. Kein Telefonat nötig.

Intelligente Routenplanung

Die KI gruppiert Termine nach Stadtgebiet, damit die Serviceteams nicht kreuz und quer durch Nürnberg fahren. Montag: Nordstadt. Dienstag: Südstadt. Die Fahrzeiten sinken, die Anzahl der Wartungen pro Tag steigt.

Ergebnis

Kein September-Chaos mehr

Thomas Brandt: 'Letzten September waren nach 2 Wochen 180 von 200 Terminen gebucht — automatisch, ohne dass meine Bürokraft ein einziges Telefonat führen musste. Sie hat in der Zeit 12 neue Angebote geschrieben statt wie sonst 0.'

Kunden buchen selbst — und sind zufriedener

Die Kunden schätzen die Wahlfreiheit. Statt auf einen Anruf zu warten, bekommen sie 3 Optionen und entscheiden selbst. Die Beschwerden über verspätete Wartung sind auf null gesunken.

200

Wartungstermine automatisch vergeben

Planungschaos im September

90 %

Terminbuchungen ohne Telefonat

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