Kanzlei Weidner & Kollegen

Zum ersten Mal seit 15 Jahren keine Überstunden — wie eine Steuerkanzlei den Steuermarathon überstand

-52 %No-Show-Rate

14 hpro Woche eingespart

0Überstunden im März

“Mandu hat die komplette KI-Integration übernommen — wir mussten nichts konfigurieren. Seit der Telefonassistenz können meine Mitarbeiterinnen endlich in Ruhe arbeiten. Im März zum ersten Mal seit 15 Jahren keine Überstunden.”

Dr. Markus Weidner

Steuerberater, 7-Personen-Kanzlei

Über das Unternehmen

Steuerkanzlei mit 2 Steuerberatern und 5 Steuerfachangestellten. 380 aktive Mandate, Schwerpunkt Einkommensteuer und Bilanzierung für Freiberufler und KMUs.

Kapitel

Herausforderung Lösung Ergebnis

Branche

Steuerberatung

Lösung

KI-TelefonassistenzMandanten-ChatbotE-Mail-Automatisierung

Teamgröße

7 Mitarbeiter

Herausforderung

Steuermarathon: Januar bis Mai

Während der Steuersaison arbeitete das Team regelmäßig 55+ Stunden pro Woche. Mandantenanrufe zu Statusfragen — 'Wann kommt mein Bescheid?', 'Was fehlt noch von mir?' — fraßen geschätzt 3 Stunden täglich. Jeder Anruf bedeutete: Eine Fachangestellte musste einen komplexen Fall unterbrechen, den Kontext verlieren, und brauchte 15 Minuten, um wieder reinzukommen.

380 Mandate, 5 Fachangestellte

Das Verhältnis machte persönliche Erreichbarkeit schlicht unmöglich. Mandanten fühlten sich vernachlässigt — einige drohten offen mit Wechsel. Zwei Fachangestellte hatten bereits signalisiert, dass sie aufgrund chronischer Überlastung kündigen könnten. In einem Markt, in dem 58 % der Kanzleien offene Stellen nicht besetzen können, ein existenzielles Risiko.

Papierberge statt Digitalisierung

Täglich trafen physische Belege, Steuerbescheide und Lohnzettel ein — manuell sortiert, eingescannt und abgelegt. Eine Fachangestellte verbrachte ca. 6 Stunden pro Woche allein mit Dokumentenverarbeitung. Zeit, die für Mandantenbetreuung fehlte.

Lösung

KI-Telefonassistenz: Status-Auskünfte ohne Störung

Die KI wurde auf Fallstatus, DATEV-Fristen und typische Mandantenfragen trainiert. Sie gibt Echtzeit-Auskunft über den Bearbeitungsstand, erinnert an fehlende Unterlagen und nimmt Rückrufwünsche auf — 24/7, auch nach Büroschluss. Das Team wird nur noch bei komplexen Fachfragen durchgestellt.

Mandanten-Chatbot auf der Website

Ein Chatbot beantwortet 80 % der Standardfragen automatisch: Abgabefristen, fehlende Belege, Terminvereinbarung, Anfahrt. Integriert in den Kanzlei-Kalender. Mandanten finden Antworten sofort — ohne Anruf, ohne Wartezeit.

Automatische Terminerinnerungen

Personalisierte SMS- und E-Mail-Erinnerungen 48 Stunden und 2 Stunden vor jedem Termin. Bei Absage wird der Slot automatisch freigegeben und Mandanten auf der Warteliste benachrichtigt.

Ergebnis

Erster März ohne Überstunden seit 2011

Zum ersten Mal seit 15 Jahren hat kein einziges Teammitglied im März Überstunden gemacht — historisch der stressigste Monat des Jahres. Dr. Weidner: 'Ich dachte, das sei in unserer Branche einfach unmöglich. Jetzt frage ich mich, warum wir das nicht vor Jahren gemacht haben.'

Das Team bleibt — und arbeitet besser

Beide Fachangestellte, die eine Kündigung in Betracht gezogen hatten, blieben. Die tägliche Arbeitsbelastung sank auf ein normales Niveau. Fehlerquoten bei Steuererklärungen gingen spürbar zurück — weniger Unterbrechungen bedeuten bessere Konzentration.

-52 %

No-Show-Rate bei Mandantenterminen

14 h

pro Woche eingespart im Team

30 %

weniger eingehende Mandantenanrufe

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