Steuerbüro Brinkmann

Steuerfachangestellte seit 6 Monaten unbesetzt — trotzdem läuft die Kanzlei

80 %Mandantenfragen automatisiert

6 Mon.offene Stelle kompensiert

10 hpro Woche eingespart

“Der Mandanten-Chatbot beantwortet 80% der Standardfragen selbst. Meine Steuerfachangestellten-Stelle ist seit 6 Monaten unbesetzt — wir merken es kaum noch, weil die KI so viel auffängt.”

Jan Brinkmann

Kanzleiinhaber, Steuerbüro Brinkmann

Über das Unternehmen

Inhabergeführte Steuerkanzlei mit Schwerpunkt auf Kleinunternehmer und Freiberufler. 3 Mitarbeiter, über 200 Mandate. Seit 6 Monaten eine unbesetzte Fachangestellten-Stelle.

Kapitel

Herausforderung Lösung Ergebnis

Branche

Steuerberatung

Lösung

Mandanten-ChatbotKI-Telefonassistenz

Teamgröße

3 Mitarbeiter (1 Stelle offen)

Herausforderung

Die Stelle bleibt leer.

Seit einem halben Jahr sucht Jan Brinkmann eine Steuerfachangestellte. 4 Bewerbungen, keine einzige passend. Das verbliebene Team arbeitet am Limit — Mandantenanfragen bleiben liegen, Rückrufe dauern Tage statt Stunden. Zwei Mandanten sind bereits zur Konkurrenz gewechselt.

200 Mandate auf 3 Schultern

Jeder Tag bringt die gleichen Standardfragen: Abgabefristen, fehlende Belege, Terminverschiebungen. Fragen, die eigentlich einfach zu beantworten sind — aber trotzdem 5 bis 10 Minuten Arbeitszeit pro Anruf kosten. Bei 15 bis 20 solcher Anrufe am Tag summiert sich das auf 2 bis 3 verlorene Stunden.

Lösung

Mandanten-Chatbot als erste Anlaufstelle

Der Chatbot wurde auf die häufigsten Mandantenfragen trainiert: Abgabefristen, Belegchecklisten, Terminbuchung, Kontodaten. Er beantwortet 80 % der Anfragen sofort — auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Mandanten, die komplexere Anliegen haben, werden nahtlos an das Team weitergeleitet.

Telefonassistenz für den Rest

Anrufe, die der Chatbot nicht abdeckt, nimmt die KI-Telefonassistenz entgegen. Sie nimmt Rückrufwünsche auf, bestätigt Termine und gibt den Bearbeitungsstatus durch — alles in natürlicher Sprache, ohne Warteschleife.

Ergebnis

Die offene Stelle tut kaum noch weh

Jan Brinkmann: 'Natürlich suche ich weiter. Aber der Druck ist raus. Mein Team schafft jetzt das, was vorher zu viert kaum zu bewältigen war — weil die KI den ganzen Standardkram abnimmt. Wir merken die Lücke kaum noch.'

Mandanten zufriedener als vor der Kündigung

Die Erreichbarkeit ist besser als in der Zeit, als die Stelle noch besetzt war. Mandanten bekommen schneller Antworten, Termine werden zuverlässiger eingehalten. Ein Mandant, der gewechselt war, kam zurück — weil er bei der neuen Kanzlei schlechter erreichbar war.

80 %

Standardfragen automatisiert

10 h

pro Woche eingespart

Mandantenverluste seit Einführung

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